Jaarverslagen

Nadat in 2020 veel aandacht was uitgegaan naar de start en het bepalen van de visie en werkwijze van de Rekenkamer, was 2021 het eerste jaar waarin de Rekenkamer zich volledig kon richten op het doen van onderzoeken. De Rekenkamer kijkt terug op een goed jaar. De Rekenkamer heeft haar eerste onderzoeken gepresenteerd.

Vanwege de corona-richtlijnen werd voornamelijk digitaal vergaderd. De continuïteit van de werkzaamheden kon daardoor gewaarborgd blijven. Onderzoeken konden, zij het met korte onderbrekingen, gelukkig doorgang vinden.

De Rekenkamer werkt aan de hand van een vastgesteld onderzoeksprotocol. Hierin staan heldere afspraken beschreven over de werkwijze, zowel intern naar de ambtelijke organisatie als extern naar onderzoeksbureaus.

In haar onderzoeksagenda staan de onderzoeken vermeld, die de Rekenkamer uitvoert. In het najaar van 2021 hebben alle fracties de gelegenheid gekregen om nieuwe input voor de onderzoeksagenda 2022-2023 in te brengen. De meeste fracties hebben van die mogelijkheid gebruik gemaakt. De agenda wordt in het voorjaar van 2022 ter informatie aangeboden aan de nieuwe gemeenteraad.

Het contact van de Rekenkamer met de gemeenteraad over de voortgang verloopt via de klankbordgroep van de gemeenteraad. Tussendoor overlegt de voorzitter van de Rekenkamer met de voorzitter van de klankbordgroep daar waar nodig. Het overleg wordt als prettig en effectief ervaren. Drie leden van de klankbordgroep stelden zich niet herverkiesbaar. De klankbordgroep dient na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 een nieuwe samenstelling te krijgen. Afgesproken is om in het najaar van 2022 de verordening van de Rekenkamer te evalueren.

Over de Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier

De leden van de Rekenkamer zijn:

• Jan-Willem van de Kolk, voorzitter en woonachtig te Stadskanaal
• Avelien Haan, lid en woonachtig te Den Ham
• Harry van Boven, lid en woonachtig te Emmeloord

Ambtelijk werd de Rekenkamer ondersteund door secretaris Michel Meerman, werkzaam bij de griffie van de gemeente Westerkwartier. Michel Meerman heeft te kennen gegeven zich te willen toeleggen op het werk van raadsadviseur. De Rekenkamer draagt in 2022 Marijke Bijlsma voor als zijn opvolger.
 
De leden van de raadsklankbordgroep zijn:

• Jacob Bos, raadslid CDA
• Ina van Deventer, raadslid VVD
• Alex Steenbergen, raadslid ChristenUnie
• Han Warmelink, raadslid GroenLinks

De Rekenkamer vergadert in beginsel 1x per maand, met uitzondering van de zomermaanden. Indien nodig vergadert zij vaker, bijvoorbeeld als er gesprekken met onderzoeksbureaus plaatsvinden.

Onderzoeken

In 2021 zijn drie onderzoeken afgerond en opgeleverd. Het betreffen de onderzoeken Informatieveiligheid, Meldingen Openbare Ruimte en Sturing op het sociaal domein. Een start is gemaakt met de onderzoeken Afval en Inbreng van inwoners bij beleid.

Informatieveiligheid

Het onderzoek naar Informatieveiligheid is door de Rekenkamer zelf uitgevoerd. Het onderzoek was bij uitstek geschikt om de eigen werkwijze en de samenwerking met de ambtelijke organisatie te bepalen. Aanspreekpunten van het onderzoek waren Harry van Boven en Avelien Haan.

Op grond van het onderzoek adviseert de Rekenkamer de raad alert te zijn op mogelijke vertragingen in de beschrijving en aanpassing van de werkprocessen. Het is belangrijk te zorgen voor voldoende (financiële) middelen. De organisatie dient voldoende prioriteit te blijven geven aan het onderwerp. Ook adviseert de Rekenkamer voort te maken met investeringen in de techniek en verdere bewustwording bij ambtenaren.

Meldingen Openbare Ruimte

Elk jaar organiseert de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) een zogeheten DOE MEE-onderzoek. Aan het onderzoek Meldingen Openbare Ruimte hebben verschillende Rekenkamers deelgenomen. Gegevens tussen gemeenten kunnen vergeleken worden: doet de gemeente Westerkwartier het beter, net zo goed of slechter? Het onderzoek werd uitgevoerd door onderzoeksbureau PBLQ. Aanspreekpunten voor het onderzoek waren Harry van Boven en Avelien Haan.

Enkele conclusies en aanbevelingen:

De gemeente Westerkwartier vermeldt niet wanneer meldingen in uitvoering worden genomen. Het valt op dat het langere tijd duurt voordat een melding is afgehandeld. De afhandeling van de meldingen duurt langer dan in andere gemeenten. Over de afhandeling van meldingen wordt niet gerapporteerd (niet intern, niet aan het college en niet aan de raad).

Uit de gegevens blijkt dat het proces naar een melding toe goed verloopt en ook dat de uitvoering van de meldingen goed is georganiseerd. De cirkel is echter niet rond. Over de uitvoering wordt de melder niet geïnformeerd. Klanttevredenheid, alsmede de ontwikkelingen in het soort meldingen, de afhandelingstermijn en de tevredenheid worden niet gemonitord. De Rekenkamer heeft de raad de aanbeveling meegegeven om het college te vragen de cirkel rond te maken.

Sociaal domein

In 2021 is het rapport over de sturing op het sociaal domein opgeleverd. Het rapport is opgesteld door het onderzoeksbureau B&A. Aanspreekpunt was Avelien Haan.
Uit het onderzoek blijkt dat de gemeenteraad doelstellingen en streefwaarden beter kan formuleren. De raad heeft geen grip op de mate van doelbereiking en heeft daar ook niet de juiste informatie voor. De gegevens die de raad nu ontvangt gaan vooral over de kosten en het gebruik van voorzieningen. Het is nodig om de doelen beter te formuleren, dan kan er ook meer gerichte informatie worden verstrekt.

De raad kan meer nadruk leggen op de vraag WAT ze wil bereiken. In het rapport ‘Wel informatie, geen grip’ biedt de Rekenkamer nieuwe handvatten voor het formuleren van
doelstellingen en streefwaarden om te zien of de doelen ook bereikt worden. De raad kan daardoor beter en concreter sturen op de ingewikkelde verantwoordelijkheden binnen het sociaal domein.

Afval

Afval betreft een thema dat breed draagvlak heeft bij de raad om nader te onderzoeken. Ook inwoners gaat het onderwerp aan het hart. Voor de Rekenkamer is dit het eerste onderzoek waarbij een extern bureau is gevraagd. De keus is daarbij voor RoyalHaskoningDHV gemaakt. De onderzoeksresultaten zijn in het vierde kwartaal van 2021 opgeleverd. De bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders volgt. Aanspreekpunt is Harry van Boven.

Inbreng inwoners bij beleid

In 2021 is gestart met het onderzoek ‘Inbreng van inwoners bij beleid’.
De onderzoeksvraag voor dit onderzoek is: op welke wijze is de inbreng van inwoners opgehaald en verwerkt in beleid en besluitvorming over beleid?

Voor ieder traject worden de volgende deelvragen beantwoord:

1. Op welke manier is de input van inwoners opgehaald? 
2. Op welke wijze is de input van inwoners geanalyseerd tot een aantal gerichte aandachtspunten voor het beleid?
3. Is de input van inwoners in het oorspronkelijke voorstel herkenbaar aanwezig en verwerkt?
4. Op welke punten is het beleid in de fase van besluitvorming aangepast en betrof dat ook input van inwoners die in het voorstel is opgenomen?

De Rekenkamerleden Harry van Boven en Avelien Haan voeren dit onderzoek uit. Het streven is om het rapport in het voorjaar van 2022 op te leveren.

Financiën

Hierbij is een overzicht van de financiën van de Rekenkamer gevoegd. De Rekenkamer heeft een budget van 62.000 euro. Dit komt overeen met 1 euro per inwoner.

Vergoeding Rekenkamerleden

De leden van de Rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding (excl. BTW) van respectievelijk 250 euro voor de leden en 300 euro voor de voorzitter.
Indien Rekenkamerleden zelf onderzoek doen mogen ze hier 60 euro per uur (excl. BTW) voor declareren. De bedragen zijn in 2021 niet geïndexeerd. De ambtelijk secretaris wordt vanuit de griffie betaald.

Lidmaatschap NVRR

De Rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers
en Rekenkamercommissies. Deze organiseren regelmatig webinars, cursussen en (digitale) bijeenkomsten over alles waar Rekenkamers mee te maken (kunnen) krijgen. Ook organiseren zij het DOE MEE-onderzoek.

Jaarverslag Rekenkamer 2020  

De Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier is in het najaar van 2019 gestart. De eerste maanden stonden in het teken stond van kennismaking en het bepalen van de visie en werkwijze.  
 
De leden van de Rekenkamer hebben nader kennisgemaakt met de klankbordgroep van de gemeenteraad als ook met de burgemeester en de gemeentesecretaris. In een informele setting heeft een externe deskundige de Rekenkamer ondersteund bij de verheldering van de rollen en taken. Dit alles om als Rekenkamer goed en stevig van start te gaan.  
 
Tegelijkertijd is de Rekenkamer begonnen met het doen van onderzoek. De onderzoeken stonden in 2020 vrij snel in het teken van corona. Voor de Rekenkamer betekende dit dat er digitaal en telefonisch vergaderd ging worden. Onderzoeken konden, zij het met korte onderbrekingen, gelukkig doorgang vinden.  
 
In 2020 deed de Rekenkamer de eerste ervaringen op in haar werkrelatie met de ambtelijke organisatie. Door het starten van een eigen onderzoek is hier concrete invulling aan gegeven. Het eerste onderzoek betrof de informatieveiligheid. Behalve dat dit thema inhoudelijk interessant is, bood het ook de gelegenheid om kennis te maken met de ambtelijke organisatie. Het onderzoek heeft geholpen bij het helder krijgen van de werkrelatie en -processen.   
 
De Rekenkamer heeft een Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol opgesteld en de gemeenteraad daarvan in kennis gesteld. Ook heeft de Rekenkamer een eerste onderzoeksagenda opgesteld. Aanvankelijk lag het in de bedoeling dat de leden van de Rekenkamer daartoe de fracties zouden bezoeken. Door de corona-omstandigheden zijn voor de samenstelling van de onderzoeksagenda alle fracties middels hun fractievoorzitter of -portefeuillehouder geconsulteerd door de voorzitter van de Rekenkamer.  
 
Ondanks corona kijkt de Rekenkamer terug op een goed jaar. Er zijn belangrijke stappen gezet en doelen geformuleerd. In 2021 hopen we de eerste resultaten van de onderzoeken te presenteren. 

Over de Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier

De leden van de Rekenkamer zijn:

• Jan-Willem van de Kolk, voorzitter en woonachtig te Stadskanaal
• Avelien Haan, lid en woonachtig te Den Ham
• Harry van Boven, lid en woonachtig te Emmeloord

Ambtelijk wordt de Rekenkamer ondersteund door Michel Meerman, werkzaam bij de griffie van de gemeente Westerkwartier.  
 
De leden van de raadsklankbordgroep zijn:

• Jacob Bos, raadslid CDA  
• Ina van Deventer, raadslid VVD
• Alex Steenbergen, raadslid ChristenUnie
• Han Warmelink, raadslid GroenLinks

De Rekenkamer vergadert in beginsel 1x per maand, met uitzondering van de  zomermaanden. Indien nodig vergadert zij vaker, bijvoorbeeld als er gesprekken met onderzoeksbureaus plaatsvinden.

In 2020 heeft de Rekenkamer haar reguliere vergaderingen gehouden op de volgende data:

• 6 januari (Teamdag) - kennismaking met burgemeester en gemeentesecretaris.
• Prof. dr. Michiel Herweijer was aanwezig als adviseur.
• 3 februari
• 2 maart
• 20 april
• 18 mei
• 15 juni
• 6 juli
• 7 september
• 5 oktober
• 2 november
• 30 november

Vergaderingen vonden plaats in het gemeentehuis in Grootegast dan wel digitaal.

Onderzoeken

Voorafgaand aan de vaststelling van haar onderzoeksagenda heeft de Rekenkamer contact  gehad met de raadsfracties en de griffier. De raadsfracties zijn telefonisch benaderd en in de meeste gevallen is daarbij gesproken met de fractievoorzitter. De actualiteit in z’n algemeen, en de inbreng van de insprekers en raadsfracties bij de perspectiefnota 2021 in het bijzonder, zijn betrokken bij de vaststelling van de onderzoeksagenda. Met twee van de genoemde onderwerpen is in 2020 een start gemaakt. Daarnaast is er een eigen onderzoek gestart en is geparticipeerd binnen het DOE MEE-onderzoek 2020.

Informatieveiligheid
Het onderzoek naar Informatieveiligheid is door de Rekenkamer zelf uitgevoerd. Griffier Jan de Jong bracht het thema aan de orde als vervolg op een eerder onderzoek dat door de toenmalige Rekenkamercommissie Westerkwartier is uitgevoerd. Het onderzoek is uitgerond en wordt in het eerste kwartaal van 2021 gepresenteerd. Aanspreekpunten van het onderzoek zijn Harry van Boven en Avelien Haan. Het budget is ca. 6000 euro.

DOE MEE – Meldingen Openbare Ruimte (MOR)
Elk jaar organiseert de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) een zogeheten DOE MEE-onderzoek. Het afgelopen jaar betrof het de Meldingen Openbare Ruimte. Aan het onderzoek hebben verschillende Rekenkamers deelgenomen. Gegevens tussen gemeenten kunnen vergeleken worden: doet de gemeente Westerkwartier het beter, net zo goed of slechter? Het onderzoek werd uitgevoerd door onderzoeksbureau PBLQ. Binnenkort volgen de resultaten. Aanspreekpunten voor het onderzoek zijn Harry van Boven en Avelien Haan. Het onderzoek
wordt betaald door de NVRR.

Afval
Afval betreft een thema dat breed draagvlak heeft bij de raad om nader te onderzoeken. Ook inwoners gaat het onderwerp aan het hart. Voor de Rekenkamer is dit het eerste onderzoek waarbij een extern bureau is gevraagd. Conform het onderzoeksprotocol zijn drie bureaus benaderd waarbij met twee nader is kennisgemaakt. De uiteindelijke keuze hierbij is op RoyalHaskoningDHV gevallen. Zij zijn gestart met het onderzoek en hopen voor de zomer van 2021 het resultaat op te leveren. Het selectieproces om te komen tot een bureau is helder en transparant verlopen. Dit is door afgewezen bureaus bevestigd. Aanspreekpunt is Harry van Boven. Het budget is 26.000 euro (hiervan is de helft in 2020 gefactureerd).

Sociaal domein
Een voorzichtige start is in 2020 gemaakt met het onderzoek naar sturing binnen het sociaal domein. Een opdracht is geformuleerd en inmiddels zijn bureaus benaderd. In 2021 zal dit onderzoek vorm krijgen. Aanspreekpunt is Avelien Haan. Het budget: 23.500 euro.

Financiën

Hierbij is een overzicht van de financiën van de Rekenkamer gevoegd. De Rekenkamer heeft een budget van 62.000 euro. Dit komt overeen met 1 euro per inwoner.

Vergoeding Rekenkamerleden
De leden van de Rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding (excl. BTW) van respectievelijk 250 euro voor de leden en 300 euro voor de voorzitter. Indien Rekenkamerleden zelf onderzoek doen mogen ze hier 60 euro per uur voor declareren. De ambtelijk secretaris wordt vanuit de griffie betaald.

Onderzoekskosten
Het onderzoek informatieveiligheid is door de leden Avelien Haan en Harry van Boven uitgevoerd. De kosten voor het onderzoek ‘afval’ zijn in 2020 gefactureerd voor 50%. In 2021 betaalt de Rekenkamer de andere 50%.

Teamdag
De teamdag werd op 6 januari 2020 gehouden op een externe locatie. Hier is kennis gemaakt met burgemeester Van der Tuuk en gemeentesecretaris Schulting. De kosten waren voor het huren van de locatie en bijbehorende catering.

Lidmaatschap NVRR
De Rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. Deze organiseren regelmatig webinars, cursussen en (digitale) bijeenkomsten over alles waar Rekenkamers mee te maken (kunnen) krijgen. Ook organiseren zij het jaarlijkse DOE MEE-onderzoek.