Missie

De Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier werkt voor de gemeenteraad. Als Rekenkamer onderzoeken we de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en ondersteunen daarmee de raad in zijn controlerende en kaderstellende rol. Door onderzoek willen we toekomstgerichte voorstellen doen voor verbetering van organisatie en beleid.

De Rekenkamer gemeente Westerkwartier wil daarin zo goed mogelijk samenwerken met de andere partijen om zo bij te dragen aan een krachtige lokale democratie. Bij de keuze van onderwerpen houden we rekening met de maatschappelijke relevantie en de actualiteit. De Rekenkamer stemt de keuze voor onderzoeksonderwerpen af met de klankbordgroep van de gemeenteraad en de auditcommissie.

Het onderzoek van de Rekenkamer moet duidelijk maken wat het gevoerde beleid betekent voor de inwoners van de gemeente. Daarbij wil de Rekenkamer nadrukkelijk zorgen voor toegankelijke en begrijpelijke informatie over de uitgevoerde onderzoeken. De aanbevelingen die op basis van conclusies van het onderzoek worden geformuleerd zijn concreet, toekomstgericht en praktisch toepasbaar voor raad en college.

Reglement van orde voor de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2023

De Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier;

overwegende dat de Verordening op de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2019 in artikel 9, lid 4 bepaalt dat de Rekenkamer een reglement van orde voor haar werkzaamheden en vergaderingen vaststelt welk reglement ter kennis wordt gebracht aan de raad;

gelet op artikel 81i van de Gemeentewet en artikel 9, lid 4 van de Verordening op de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2019;

B E S L U I T:

vast te stellen het Reglement van orde voor de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2023

Artikel 1. Begrippenlijst

a. Rekenkamer: de Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier;
b. voorzitter: de voorzitter van de Rekenkamer;
c. secretaris: de secretaris van de Rekenkamer;
d. raad: de gemeenteraad van de gemeente Westerkwartier;
e. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier;
f. klankbordgroep: vier leden van de raad, die namens de raad contacten onderhouden met de Rekenkamer;
g. verordening: de Verordening op de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2019;
h. onderzoeksagenda: de agenda waarin de geplande onderzoeken zijn opgenomen;
i. onderzoeksprotocol: beschrijving van de werkwijzen en procedures die bij een onderzoek worden gevolgd;
j. onderzoek: onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer;
k. vooronderzoek: onderzoek dat wordt gedaan om te bepalen of er een definitief onderzoek wordt gedaan;
l. onderzoeksopdracht: de opdracht waarin de vraagstelling voor het onderzoek wordt weergegeven, eventueel uiteengelegd in deelvragen;
m. medeonderzoek: het in afstemming en samenwerking met een extern onderzoeksbureau verrichten van onderzoek, voeren van gesprekken en doen van presentaties
n. aanspreekpunt: het lid van de Rekenkamer dat bij een onderzoek fungeert als eerste aanspreekpunt, voor zowel secretaris, onderzoekers als andere betrokkenen;
o. jaarverslag: het verslag waarin de activiteiten, baten en lasten van het voorgaande kalenderjaar zijn vermeld.

Artikel 2. Werkterrein, doelgroepen en positie

De Rekenkamer werkt voor de gemeenteraad van Westerkwartier.
Het college en de ambtelijke organisatie kunnen profiteren van de inzichten en resultaten van de werkzaamheden van de Rekenkamer.
De Rekenkamer is onafhankelijk.
De Rekenkamer bepaalt zelf welke onderwerpen worden onderzocht, hoe ze worden onderzocht en over de wijze van rapporteren.
De Rekenkamer biedt de gemeenteraad, college en inwoners de gelegenheid om suggesties voor onderzoeken aan te dragen.
Met de auditcommissie vindt afstemming plaats over de keuze van de uit te voeren onderzoeken.
De Rekenkamer hanteert een onderzoeksprotocol.
De Rekenkamer onderhoudt contact met de klankbordgroep en overlegt minimaal twee keer per jaar met de klankbordgroep. De Rekenkamer brengt de klankbordgroep op de hoogte van de onderzoeksonderwerpen. In het overleg met de klankbordgroep worden in ieder geval het functioneren, de gepleegde inzet en de onderzoeken van de Rekenkamer besproken.
De leden van de Rekenkamer treden bij voorkeur niet gelijktijdig af, maar aan de hand van een rooster van aftreden.
Een van de leden neemt bij externe onderzoeken de rol van aanspreekpunt op zich.
Leden kunnen zelf onderzoeken, voor- en medeonderzoeken uitvoeren.

Artikel 3 Budget

De Rekenkamer beschikt over een eigen budget. Het beheer hiervan ligt bij de secretaris. Budgethouder is de griffier.
De leden van de Rekenkamer ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden.
De volgende werkzaamheden vallen onder de vaste vergoeding (ca. 8-12 uren per maand)
- a. voorbereiden en bijwonen van vergaderingen van de Rekenkamer;
- b. het inventariseren van onderwerpen, het afstemmen en vaststellen van de onderzoek agenda’s en jaarverslagen
- c. het beoordelen en vaststellen van (voor)onderzoeksopdrachten, -rapportages, -conclusies en aanbevelingen e.d. van de Rekenkamer; .
- d. het voeren van (verkennende) gesprekken met onderzoeksbureaus;
- e. het beoordelen en kiezen van een onderzoeker dan wel onderzoeksbureau;
- f. het vervullen van de rol van aanspreekpunt (cq. projectleider) bij onderzoeken;
- g. het voeren van (voortgang)gesprekken met stakeholders, zoals de griffier en klankbordgroep;
- h. het meewerken aan de jaarlijkse evaluatie;
- i. het volgen van ontwikkelingen en het doen van scholing en het bijwonen congressen.
Niet onder de vaste vergoeding vallen:
- a. het verrichten van onderzoekswerkzaamheden in de verschillende fasen van onderzoek;
- b. het (mede)opstellen van de onderzoeksagenda’s, onderzoeksopdrachten, jaarverslagen en aanbiedingsbrieven/bestuurlijke nota’s;
- c. overige werkzaamheden, dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid.

Artikel 4 Vergaderorde en besluitvorming

De Rekenkamer vergadert met regelmaat en stelt jaarlijks een vergaderrooster vast. Daarnaast vergadert de Rekenkamer zo dikwijls als de voorzitter dan wel twee leden dat nodig achten.
Vergaderingen kunnen ook telefonisch dan wel digitaal plaatsvinden.
De vergaderingen zijn besloten, tenzij de Rekenkamer tot openbaarheid besluit.
De agenda wordt opgesteld door de secretaris na overleg met de voorzitter.
Minimaal een week voorafgaand aan de vergadering stuurt de secretaris de agenda en stukken. Bij een spoedeisend karakter kan van deze termijn worden afgeweken.
Indien een lid afwezig is voor een vergadering, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan de secretaris en de voorzitter.
De secretaris zorgt na afstemming met de voorzitter voor een verslag en besluitenlijst, welke niet openbaar zijn.
Wanneer de voorzitter verhinderd is, wijzen de leden een plaatsvervanger aan.
De Rekenkamer neemt alleen besluiten in een vergadering wanneer tenminste twee leden aanwezig zijn.
Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
De leden kunnen de voorzitter of een lid volmacht verlenen tot het nemen van bepaalde besluiten.
In geval van spoedeisende aard kunnen besluiten buiten de vergadering worden genomen door de voorzitter, zo mogelijk na raadpleging van de leden. De genomen besluiten worden geacht in de eerstvolgende vergadering van de Rekenkamer te worden bekrachtigd.

Artikel 5. Voorzitter

De voorzitter geeft leiding aan de vergaderingen.
De voorzitter voert het voorbereidend overleg met de secretaris over de agenda, notulen en besluitenlijst.
De voorzitter draagt zorgt voor een zorgvuldige besluitvorming.
De voorzitter is contactpersoon naar de (voorzitter van) de klankbordgroep en de griffier.
De voorzitter draagt zorg voor de continuïteit en de voortgang van de werkzaamheden van de Rekenkamer.

Artikel 6. Secretaris

De secretaris stemt bij onderzoeken zijn werkzaamheden en contacten met de onderzoeksbureaus en ambtelijke organisatie nauw af met het aanspreekpunt.
De secretaris verzorgt de agenda, notulen en besluitenlijst van de vergaderingen en overlegt daartoe met de voorzitter;
De secretaris draagt zorg voor een adequate inventarisatie, rapportage en afwikkeling van afspraken naar aanleiding van de vergaderingen.
De secretaris is belast met de opstelling van het concept-jaarverslag.
De secretaris draagt zorg voor de vorming van dossiers.

Artikel 7. Communicatie en publiceren van het onderzoeksrapport

De voorzitter van de Rekenkamer is de woordvoerder die de media te woord staat. Hij kan zich laten bijstaan of vervangen door de projectleider.
De voorzitter onderhoudt de externe contacten, tenzij anders is besloten.
Lopende een onderzoek brengen de leden en de secretaris geen informatie naar buiten.
De onderzoeksopdracht en het onderzoeksrapport worden gepubliceerd op de webpagina van de Rekenkamer. Het rapport wordt verder aan alle betrokkenen toegezonden.
Het aanspreekpunt (dan wel de voorzitter) presenteert de onderzoeksresultaten tijdens een informatieve bijeenkomst aan de gemeenteraad. De presentatie kan gedelegeerd worden aan het externe onderzoeksbureau.
Het aanspreekpunt - en eventueel de overige leden - zijn tijdens de behandeling van het onderzoeksrapport in de vergadering van de gemeenteraad aanwezig om, indien gevraagd, een toelichting te geven op het rapport.
In een onderzoeksrapport worden geen gegevens opgenomen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.
Over de bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn, kan de Rekenkamer in vertrouwelijkheid mededeling doen.
Functies en nevenfuncties van de leden van de Rekenkamer worden op de webpagina gepubliceerd.

Artikel 8. Evaluatie en na traject

Eén keer per jaar evalueert de Rekenkamer haar reglement van orde en onderzoeksprotocol. Van de resultaten doet de Rekenkamer mededeling in haar jaarverslag.
Het jaarverslag van het voorafgaande jaar wordt vóór 1 april opgeleverd.
Het jaarverslag wordt gepubliceerd op de webpagina van de Rekenkamer en in afschrift verzonden aan de raad en het college.
De Rekenkamer evalueert ieder Rekenkameronderzoek en kan besluiten verder onderzoek te doen mocht daar aanleiding tot zijn.
De Rekenkamer monitort wat er met de aanbevelingen gebeurt.

Artikel 9. Overige aangelegenheden

In aangelegenheden waarin dit Reglement van Orde niet voorziet, beslist de Rekenkamer in haar vergadering.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de Rekenkamer gemeente Westerkwartier 2020.
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

Aldus besloten in de vergadering van de Rekenkamer

d.d. 22 mei april 2023

J.W. van de Kolk, voorzitter

M. Bijlsma, secretaris

Verordening

Verordening op de Rekenkamer gemeente Westerkwartier(externe link)