Gemeentearchief
Het gemeentearchief bewaart allerlei documenten die te maken hebben met de taken van de gemeente.
U kunt bijvoorbeeld informatie vinden over de geschiedenis van:
- uw familie (stamboomonderzoek);
- een woonhuis of bedrijf (bouwtekeningen);
- een wijk of dorp;
- de gemeente zelf.
De informatie in het archief van de gemeente Westerkwartier gaat terug tot ongeveer 1811. Daarnaast beheert de gemeente diverse archieven van verenigingen en stichtingen die in de gemeente actief zijn geweest.
Stamboomonderzoek
Bent u op zoek naar informatie over uw familie dan kunt u bij het archief terecht voor bijvoorbeeld akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk en overlijden) en bevolkingsregisters. Voor akten van de burgerlijke stand is de openbaarheid wel beperkt om de privacy van nog levende personen te beschermen. Veel openbare akten kunt u ook vinden op de website Alle Groningers(externe link).
Bouwtekeningen
Ook voor informatie over uw woning of bedrijf(spand) kunt u terecht bij het gemeentearchief. Denk aan bouwtekeningen of milieuvergunningen.
Wat kost het?
Voor eventueel te berekenen kosten is de Legesverordening gemeente Westerkwartier 2022 van toepassing.(externe link)
Inventarissen voormalige gemeenten
Op het Groninger Archiefnet (externe link)kunt u de inventarissen van de archieven van de vier voormalige gemeenten vinden.
Locaties en openingstijden
De archieven van de oude gemeenten staan nog in de voormalige gemeentehuizen en kunnen alleen daar geraadpleegd worden.
De archieven zijn op afspraak te bezoeken tijdens de openingstijden van de verschillende locaties. U kunt een afspraak maken door te bellen met 14 0594 of via info@westerkwartier.nl.
Bij het eerste bezoek krijgt u een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt en dient u een registratieformulier in te vullen.
Bezoekersreglement archieven gemeente Westerkwartier
1. Faciliteiten
- De archieven zijn voor het publiek te bezoeken op afspraak tijdens openingstijden.
- De daartoe bestemde ruimtes worden zoveel mogelijk gebruikt voor archief onderzoek. Er kan, indien aanwezig, gebruik worden gemaakt van een computer.
- Er is een garderobe voor de jassen. Er is geen eetgelegenheid.
2. Registratie en toegang
- Bezoekers melden zich voor ieder bezoek bij het Klant Contact Centrum.
- Bij het eerste bezoek krijgt de bezoeker een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt.
- De bezoeker legitimeert en registreert zich middels de bezoekersregistratiekaart. Zonder deze registratie wordt geen inzage in archiefstukken gegeven. De registraties worden na een jaar vernietigd.
- Door ondertekening van de registratie verklaart de bezoeker bekend te zijn met en zich te houden aan het bezoekersreglement. Wanneer een bezoeker zich niet houdt aan de regels of aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt, kan de (verdere) inzage, geweigerd worden.
- Het gebruik van de eventueel aanwezige computer is bedoeld als hulpmiddel bij onderzoek en inzage in stukken en mag daarom niet voor andere (privé) doeleinden worden ingezet.
3. Raadpleging
- Er kunnen uitsluitend stukken worden aangevraagd uit archieven en collecties, die openbaar en toegankelijk zijn middels een inventaris of plaatsingslijst.
- Inzage en openbaarheid van stukken wordt conform de Archiefwet en het afzonderlijk bij archieven bepaalde, zoals in de inventarissen vermeld staat, geregeld.
- Indien de toestand van archiefstukken daartoe aanleiding geeft, kan de inzage worden afgewezen door de medewerker.
- Geheel of gedeeltelijke afwijzing van verzoeken tot inzage worden al naar gelang de aard van het verzoek op schriftelijke of mondelinge wijze toegelicht.
- Voor de inzage van stukken waarvan de openbaarheid is beperkt kan een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het gemeentebestuur.
- Raadpleging van stukken kan alleen in de daartoe aangewezen ruimte plaatsvinden en daarvoor mag de eventueel aanwezige computer gebruikt worden volgens de aanwijzingen.
- Op archiefstukken mag niet worden geschreven en vouwen, kreuken of scheuren dienen te worden voorkomen.
- Leunen op stukken, bevochtigen van pagina's bij het omslaan of blijvend aanbrengen van bladwijzers tussen stukken is niet toegestaan.
- De aangetroffen interne volgorde van de geraadpleegde stukken mag niet worden veranderd.
- Na raadpleging dienen de stukken weer te worden geretourneerd aan de medewerker.
4. Reproducties
- Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat zich ertegen verzet of er andere wettelijke beletselen zijn in de ogen van de aanwezige medewerker.
- Reproduceren kan op aanvraag gebeuren door een medewerker en mag niet door de bezoeker zelf worden gedaan. Van deze regel kan worden afgeweken, hetgeen wordt beoordeeld door de aanwezige medewerker. (bijv. fotograferen van stukken)
- Het tijdstip van reproduceren is afhankelijk van de hoeveelheid en de beschikbaarheid van middelen. De aanwezige medewerker beoordeelt dit.
- De kosten van reproducties zijn beschikbaar op een aanwezige tarievenlijst behorende bij de geldende legesverordening.
5. Klachten en bezwaar
- Tegen de bepalingen van dit reglement kan bezwaar gemaakt worden bij het gemeentebestuur
Archief bewaren bij de gemeente
Verenigingen en stichtingen kunnen de gemeente verzoeken om hun archief te bewaren. Hieronder leest u hoe dat werkt.
- De gemeente bekijkt of het aangeboden archief van historische waarde is voor de gemeente. Wij bekijken ook of het archief wellicht voor de provinciale of landelijke overheid van belang is. In dat geval verwijzen wij u door naar dat archief. Documentatie (folders, clubbladen e.d.) komt niet aanmerking voor opname in het gemeente archief.
- Daarna kijken we naar de kwaliteit van het aangeboden archief. Als dit slecht is, vragen we u of de vereniging of stichting het materiaal in zuurvrije verpakking en dozen kan verpakken. Deze dozen en mappen kunt u via de gemeente krijgen. De kosten hiervan zijn voor rekening van de vereniging /stichting.
- De gemeente Westerkwartier kan dit eventueel ook (laten) doen voor rekening van de vereniging of stichting.
- Ook dient het aangeboden archief bewerkt te zijn. Dit betekent dat het geordend, verpakt, geselecteerd en geïnventariseerd moet zijn volgens de Archiefwet en het Archiefbesluit. Er moet ook een inventarislijst opgesteld worden.
- Hierna sluiten we een overeenkomst van opneming of een overeenkomst van schenking. In deze overeenkomst staan nadere bepalingen, onder andere met betrekking tot de openbaarheid van het archief.
- Bij een overeenkomst van schenking wordt de gemeente Westerkwartier eigenaar van het archief.
- Bij een overeenkomst van opneming blijft het archief eigendom van de eigenaar.
- Na het ontvangen van de ondertekende overeenkomst van opneming of van schenking maakt de gemeente Westerkwartier een verklaring van overbrenging op en wordt het archief daadwerkelijk overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Als het archief periodiek aangevuld wordt, moet dit gedaan worden zoals in punt 4 beschreven. Deze aanvulling moet ook bij de overeenkomst gevoegd worden.
- Het gedeponeerde archief is openbaar toegankelijk, met uitzondering van stukken die daarvoor uitgesloten zijn.
Indien u van plan bent om uw archief over te dragen, neem dan contact op met de gemeente en wij helpen u dan verder.
